Vorbereitet sein, damit der Jahresabschluss nicht überrascht

Vorbereitet sein, damit Sie der Jahresabschluss nicht überrascht

17.11.2020 | Blog, Konsolidierung, Planung

Obwohl der Jahresabschluss jedes Jahr ansteht, sorgt die Feststellung der finanziellen Lage in vielen Unternehmen regelmäßig für Hektik und Stress. Wir sind der Frage nachgegangen, was Sie tun können, damit der rechnerische Abschluss des Geschäftsjahres reibungslos gelingt.

Bilanz sowie Gewinn- und Verlustrechnung bilden gemäß § 242 des Handelsgesetzbuches (HGB) den Grundstein für den Jahresabschluss einer GmbH, die damit ihren Erfolg feststellt. Je nach Größe und Form des Betriebs muss ein Anhang – etwa bei Kapitalgesellschaften – oder ein Lagebericht zusätzlich erstellt werden.

Damit der Abschluss der Buchhaltung, die Zusammenstellung von Dokumenten zur Rechnungslegung und ihre Prüfung, sowie, sofern nötig, Bestätigung oder Veröffentlichung reibungslos gelingen kann, benötigt es ein Klima, das eine dauerhaft aktive und zielführende Zusammenarbeit ermöglicht. So einfach das klingen mag, stellt es dennoch viele Unternehmen jedes Jahr vor Herausforderungen.

Zuständigkeiten regeln

Denn um Hand in Hand arbeiten zu können, muss jeder Einzelne wissen, was sein Beitrag an der Umsetzung der Aufgabe ist. Daher ist die Geschäftsführung gut beraten, rechtzeitig intern die Zuständigkeiten eindeutig zu klären und Fristen für die Erledigung zuzuweisen. Insbesondere bei komplexen Konzernstrukturen sind es oft mangelnde detaillierte Absprachen, die Hürden dabei aufbauen, das Geschäftsjahr zügig abzuschließen.

Ausreichend Zeit einplanen

Zudem sind Sie gut beraten, nicht erst kurz vor dem Jahreswechsel an den Abschluss zu denken, sondern rechtzeitig die Weichen zu stellen. Einen Jahresabschluss sorgsam zu erstellen, benötigt durchaus einige Zeit. Unterschätzen Sie den Aufwand nicht. Ein verbindlicher Zeitplan sollte daher vorgegeben und eingehalten werden, damit sich der Abschluss nicht unnötig verzögert.

Der Tipp: Planen Sie Puffer ein, etwa für krankheits- oder urlaubsbedingte Ausfälle und für unerwartet zusätzlich anfallende Aufgaben.

Klare Regeln für den Ablauf

Der Ablauf ist per Gesetz vorgegeben: Die Aufstellung und gegebenenfalls Offenlegung des Jahresabschlusses, der Teil der Rechnungslegung ist, fällt in den Aufgabenbereich der Geschäftsführung, die Gesellschafter haben sich mit der Feststellung zu befassen. Ob Ihr Unternehmen prüfungspflichtig ist, hängt von der Größe der GmbH ab. Bei kleinen Gewerbetreibenden genügt als Jahresabschluss in der Regel eine Einnahmenüberschussrechnung. Unter Umständen, etwa bei Kapitalgesellschaften ab einer gewissen Größe, müssen Jahresabschlüsse und Lageberichte zudem der Prüfung eines Wirtschaftsprüfers standhalten.

Der Tipp: Stellen Sie Ihr Unternehmen kollaborativ und organisatorisch gut auf, schaffen Sie einen Handlungsrahmen: Standardisierte Prozesse erleichtern jedem Mitarbeiter seine Aufgaben.

Jahresabschluss eines Konzerns

Übrigens haben auch Konzerne einen Jahresabschluss zu erstellen. Damit ein Konzernabschluss erstellt werden kann, müssen zuerst die Einzelabschlüsse vereinheitlicht werden, die wiederum später zu einem Summenabschluss verarbeitet werden müssen.

Mit der Konsolidierung der Jahresabschlüsse stellen Sie auf Basis der jeweiligen Einzelabschlüsse ein ganzheitliches Bild der wirtschaftlichen Situation Ihrer Unternehmensgruppe dar - als wäre der Konzern in seiner wirtschaftlichen Gesamtheit ein einziges Unternehmen. Die Konsolidierung der Jahresabschlüsse lässt ein ganzheitliches Bild der wirtschaftlichen Lage einer Unternehmensgruppe entstehen und schafft Klarheit zur Entwicklung der Vermögens-, Finanz- und Ertragslage.

Der Tipp: Eine professionelle Konsolidierungssoftware unterstützt Sie in allen Phasen auf dem Weg zum Abschluss.

Jahresabschluss gelingt in Teamarbeit

Festzuhalten bleibt also, dass die Erstellung eines Jahresabschlusses zwar keine Herkulesaufgabe ist, aber kontinuierliche Teamarbeit erfordert. Es empfiehlt sich, eine entsprechende Zusammenarbeitskultur im Unternehmen mit standardisierten Regeln und Prozessen zu etablieren – auf technischer und organisatorischer Seite.

Damit Sie schon während des laufenden Geschäftsjahres jederzeit den Überblick behalten und wissen, was auf Sie zukommt, bietet sich im Übrigen ein zeitgemäßes Businessplansystem an. Eine solche Lösung bietet die Möglichkeit zur Simulation, mit der abgebildet werden kann, wie sich Marktveränderungen oder unternehmerische Entscheidungen über die Liquidität bis hin zum Jahresabschluss auswirken.