Controlling Software – mehr Planung, mehr Koordination, bessere Entscheidungen

Eine gute Controlling Software wird im digitalen Zeitalter immer wichtiger. Sie schafft in allen Bereichen des Unternehmens Übersichtlichkeit und Transparenz dank der Darstellung wichtiger Kennzahlen. Gleichzeitig ermöglicht sie dadurch, gesicherte Entscheidungen für das Unternehmen zu treffen und besser planen zu können.

Was Controlling beziehungsweise Controlling Software ist, wozu Sie sie benötigen, was sie können sollte und welche Vorteile ihre Funktionen mit sich bringen, das erfahren Sie im Folgenden.

Inhaltsverzeichnis

  1. Was ist Controlling?
  2. Was macht gute Controlling Software aus?
  3. Die Vorteile im Überblick
  4. Bereiche von Controlling Software
  5. Tipps zur Einführung
  6. Unsere Softwärelösungen

Was ist Controlling?

Um zu verstehen, wozu Sie Controlling Software brauchen, ist es notwendig, sich den Bereich des Controllings einmal genauer anzusehen. Der ist in diesem Sinne keine Einzeldisziplin, sondern umfasst alle anderen Bereiche des Unternehmens und unterstützt mit den entsprechenden Kennzahlen des gesamten Unternehmens eine rationale Entscheidungsfindung. So nutzen Sie Ressourcen möglichst optimal und behaupten sich im Wettbewerb.

Eine klare Definition von Controlling ist schwierig. Ursprünglich stand Controlling für eine betriebswirtschaftliche Transparenzfunktion. Das heißt, dass es der Führungsebene die relevanten Informationen bereitstellt, damit diese erfolgs- und zielorientiert arbeiten kann. Dabei stehen vor allem Finanzzahlen wie Kosten und Erlöse im Vordergrund. Achtung: Controlling ist vom Rechnungswesen abzugrenzen! Während dieses die Zahlen ermittelt, greift Controlling lediglich darauf zu und setzt sie in einen Zusammenhang.

Im weiteren Sinne kann Controlling eine zielbezogene Steuerung des Unternehmens bedeuten. Das wiederum heißt, dass es systematisch Ziele festlegt, deren Erreichung misst, Soll-Ist-Abweichungen feststellt und Maßnahmen erarbeitet, um diesen Abweichungen entgegenzusteuern – also eine tatsächlich steuernde Funktion einnimmt. Diese durchzieht das gesamte Unternehmen und baut letztlich auf dem vorherigen Verständnis auf. Denn ohne die relevanten Informationen wäre eine sinnvolle Planung nicht möglich.

Da die Entscheidungen über Pläne und Maßnahmen zumeist bei den Führungskräften liegen und Controlling mittlerweile als eigenständige Funktion im Unternehmen angenommen wird, ergibt sich daraus ein drittes Verständnis: Controlling kümmert sich um die Koordination. Planungs-, Kontroll- und Informationssysteme werden miteinander koordiniert, dazu Organisations- und Personalführungssysteme. Controlling übernimmt also nicht direkt die Planung und Kontrolle, sondern kümmert sich darum, dass die einzelnen Teilbereiche des Unternehmens ineinandergreifen und stellt entsprechende Datensysteme zur Verfügung. Die Unternehmensstrategie wird somit durch Zahlen gestützt und gelenkt.

Wie Sie sehen können, ist Controlling ein hochkomplexer Bereich, der entsprechend eine umfangreiche und dennoch übersichtliche Lösung benötigt. Controlling Software, wie zum Beispiel BPS-ONE® , bietet sich hervorragend dafür an. Bei den gewaltigen Datenmengen, die in einem Unternehmen anfallen, ist die computergestützte Arbeit von Vorteil.

Was macht gute Controlling Software aus?

Grundsätzlich sollte Controlling Software einen ausreichenden Funktionsumfang mit sich bringen, um alle nötigen Bereiche im Unternehmen abzudecken. Dabei muss sie übersichtlich bleiben, denn Benutzerfreundlichkeit ist ein wichtiger Faktor. Zuverlässigkeit und Transparenz in Hinsicht auf alle Zahlen ermöglichen es Ihrem Unternehmen, betriebswirtschaftliche Entscheidungen zu treffen und Investoren Sicherheit zu geben – selbst über einen mehrjährigen Planungshorizont hinweg. Durch die Echtzeitpflege der Daten können Sie schnell auf Abweichungen oder ähnliches reagieren und sehen, in welchen Bereichen sich Chancen auftun.

Des Weiteren sollte es möglich sein, dass alle nötigen Mitarbeiter mit der Controlling Software zeitgleich arbeiten können. Schnittstellen zu anderen Programmen und Datenbanken, vor allem aus dem Rechnungswesen, sind praktisch und erleichtern den Datenimport immens. Eine dynamische Darstellung und die automatische Hochrechnung der Kennzahlen sind essenziell, zugleich müssen sie verdichtet werden können. Um Reportings einheitlich und dennoch individuell zu gestalten, sollten auch hierfür umfangreiche Einstellungen zur Verfügung stehen.

Die Vorteile guter Controlling Software im Überblick:

  • Großer Funktionsumfang für alle Unternehmensbereiche
  • Übersichtlich und bedienfreundlich
  • Zuverlässig und transparent
  • Von vielen Mitarbeitern nutzbar
  • Schnittstellen zu anderen Programmen und Datenbanken
  • Einfacher Datenimport
  • Dynamische Kennzahlen
  • Standardisierte und individualisierte Berichte
  • Verdichtete Darstellung der Daten
  • Mehrjährige Planungsmöglichkeit
  • Schnelles Reagieren auf Veränderungen
  • Präzises Erkennen von Möglichkeiten

Bereiche von Controlling Software

Grundsätzlich reicht eine umfangreiche Controlling Software in die Bereiche Planung, selbstverständlich Controlling, Liquidität, Simulation, Risikomanagement und Konsolidierung hinein. Mit ihren Funktionen trägt sie dazu bei, dezentrale Insellösungen zur Datenpflege abzuschaffen und mit einer zentralen Datenbank für wesentlich mehr Transparenz zu sorgen. All diese Funktionen sind dabei voll integriert (Stichwort integrierte Unternehmensplanung), was in der heutigen Zeit immer wichtiger wird.

  • Erfolgs- und Finanzsystem: Daten zu Umsatz, Personal, Investitionen und ähnlichem sind in einem detaillierten Plan abgebildet. Zusätzlich sind dank Controlling Software Vergleiche mit anderen Marktteilnehmern möglich.
  • Bilanz: Diese wird automatisch aus dem Ergebnis und Cashflow errechnet und verändert sich dynamisch. Da sie bis zum Jahresende hochgerechnet und jederzeit automatisch angepasst wird, behalten Sie den Überblick. Cashflow und Ergebnisplanung sind sehr genau planbar, dabei bestimmen Sie auf Wunsch über die Planungstiefe.
  • Liquidität: Hier haben Sie stets den monatlichen Kapitalbedarf im Blick.
  • Budgetierung und Kostenstellen: Sie erhalten mit der richtigen Controlling Software mehr Sicherheit dank guter Planung und einer zuverlässigen Abweichungsanalyse – bei Bedarf aufgeteilt auf einzelne Sparten und Niederlassungen.
  • Abweichungsanalyse: Erkennen Sie mittels eines Soll-Ist-Abgleichs Differenzen frühzeitig und ergreifen Sie so rechtzeitig die passenden Maßnahmen.
  • Prognose und Simulation: Trends, Risiken, Hochrechnungen bis zum Ende des Geschäftsjahres – basierend auf der Planung und den laufenden Ist-Daten, nehmen Sie Anpassungen bequem für die kommenden Monate vor. Die Simulation verrät Ihnen, was wäre wenn, sodass Sie mehr Sicherheit für Ihre Entscheidungen erhalten.
  • Kennzahlensystem: Übersichtlich und auf Ihr Unternehmen zugeschnitten, lesen Sie hieraus die Entwicklung des Unternehmens ab. Die Abweichungsanalyse basiert darauf.
  • Investitionen: Eine gute Planung von immateriellen Vermögensgegenständen sowie Sachanlagen ist von großer Wichtigkeit.
  • Reporting: Controlling Software liefert Ihnen das nötige Instrument für standardisierte Berichte, die gleichzeitig in ihrer Tiefe und für die einzelnen Bereiche individuell angepasst werden können.
  • Schnittstellen zu Excel und anderen Programmen: Der Zugriff auf Excel-, ASCII- und TXT-Dateien stellt sicher, dass die entsprechenden Daten automatisch aktualisiert werden. Auch auf Programme der Finanzbuchhaltung wie Dynamics NAV, Abas, ProAlpha, Datev, SAP und andere kann eine gute Controlling Software zugreifen. Denn vor allem diese Daten sind für das Controlling wichtig.

Tipps zur Einführung Ihrer neuen Controlling Software

Mit der richtigen Controlling Software bilden Sie komplexe und große Datenmengen in einem strukturierten und einheitlichen System ab, setzen sie in Beziehung zueinander und erhalten so einen hervorragenden Überblick über Ihr Unternehmen – auch abseits der Monats- und Quartalsberichte. Doch die Einführung einer neuen Software geschieht nicht immer ganz ohne Hürden. Damit es trotzdem gelingt, haben wir ein paar Expertentipps für Sie:

Beziehen Sie die Mitarbeiter ein, die in Zukunft mit dem Programm arbeiten. Schulen Sie sie rechtzeitig, sodass sie im Anschluss direkt damit umgehen können. Es bietet sich an, im Zuge einer Umstellung der Datenpflege auch festgefahrene Controlling-Prozesse zu überdenken. Führen Sie gegebenenfalls neue regelmäßige Abläufe ein beziehungsweise verändern Sie vorhandene (zum Beispiel, wie oft gewisse Kennzahlen geprüft und Ergebnisse errechnet werden).

Ein konkreter und detaillierter Zeitplan hilft bei der Umstellung. Stellen Sie sicher, dass jeder, der betroffen ist, weiß, zu welchem Zeitpunkt die neue Controlling Software live geht. Dazu müssen Sie die Übergangsphase gut vorbereiten und sich überlegen, wie das Finanzwesen in dieser Zeit abläuft. Keine Sorge – bei Fragen steht Ihnen unser Expertenteam von DENZHORN gern zur Verfügung. Kontaktieren Sie uns und erfahren Sie, wie Sie mit Controlling Software Ihr Unternehmen optimieren und mehr Sicherheit sowie Transparenz einführen.

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