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Effizienz im Vertrieb: Das richtige System befähigt den Außendienst zu Höchstleistungen

21.07.2021 | Blog, Planung

Ein schlagkräftiger Vertrieb ist die Speerspitze Ihres Unternehmens auf dem Weg zum Erfolg. Mit einer sauber umgesetzten Unternehmensplanung eröffnet sich die Möglichkeit, Vertriebsprozesse zu beeinflussen und mit sorgfältig ausgewählten Kennzahlen zielführende, also effiziente Außendienststrategien zu schaffen. Wir haben untersucht, wie ein System zur Absatz- und Umsatzplanung die Vertriebssteuerung optimieren kann.

Als Teilbereich der Unternehmensplanung ist der Vertrieb maßgeblich verantwortlich für das unternehmerische Vorankommen. Konkret sind es häufig Absatzplanung und Marketingplan, mit denen es gelingt, Marktanteile dauerhaft zu halten oder neu hinzuzugewinnen.

Vertriebssteuerung optimieren

Um den Vertrieb Ihres Produkt- oder Warensortiments zielgerichtet zu steuern, empfiehlt sich eine detailgenaue Planung nach Kundengruppen, Ländern und Regionen, aber auch der Effektivität des Einzelnen im Außendienstteam ist dabei Rechnung zu tragen.

Damit es beispielsweise gelingt, die korrekten Produktionsmengen oder abweichende Verpackungen in der erforderlichen Menge zu bestellen, sind die eingesetzten Kennzahlen individuell zu definieren. Diese versorgen Sie und das Vertriebscontrolling dazuhin mit aussagefähigen Informationen zur Schlagkraft Ihres Vertriebs und einzelner Maßnahmen – sie offenbaren, ob die gesteckten Ziele erreicht wurden.

Der Tipp: Investieren Sie ausreichend Zeit in die Bestimmung der Kennzahlen. Dann sind sie verlässliche Parameter, um Außendienststrategien nach ihrer Wirtschaftlichkeit zu bewerten.

Kennzahlen im Vertrieb identifizieren

Die Kennzahlen, mit denen Ihr Unternehmen spür- und messbar wirtschaftlicher agieren kann, sind nicht übertragbar. Was ein Unternehmen stärkt, kann beim nächsten ohne Effekt sein. Ganz nach der unternehmerischen Situation, den angepeilten Zielen und abhängig von der Branche des Betriebs müssen Kennzahlen gefunden werden, die wirklich relevant für den Einzelfall sind. Das können beispielsweise die Kundenzufriedenheit und die Stellung im Markt sein, aber auch die Effizienz des Vertriebs, die Anzahl seiner Aktivitäten oder seine dabei erreichte Produktivität.

Umsätze steigern

Gerade weil es keine eindeutig erfolgsgarantierenden, keine allgemeingültigen Kennzahlen gibt, kann sich kein Unternehmen leisten, darauf zu verzichten, diese zu identifizieren. Denn sie stärken und verbessern, sofern passend zu den jeweiligen betrieblichen Fragestellungen ausgewählt, massiv die Vertriebsplanung und -steuerung und beeinflussen also den möglichen Gewinn, den Sie erzielen können.

Vertriebsdaten umfangreich vernetzen

Um mühelos für mehr Effizienz und Zeitersparnis im Vertrieb zu sorgen, erkennen immer mehr Unternehmen die Vorteile einer entsprechenden Software, die über die Erfassung der Ist-Zahlen hinaus zusätzlich Simulationen und Prognoserechnungen ermöglicht. Zudem gelingt es so, die Vertriebsdaten effizient zu vernetzen, etwa in die Gewinn-und-Verlustrechnung oder über die Forderungen in der Bilanz in die monatliche Liquiditätsplanung.

Punktgenaue Liquiditätsaussagen

Daher gelingen mit der passenden Lösung unter anderem extrem genaue Liquiditätsaussagen. Denn die individuellen Zahlungsziele der jeweiligen Kunden oder Länder werden ebenso berücksichtigt wie Simulationen von Mengen und Preisveränderungen und zwar durchgängig in Ergebnis und Liquidität.

Der Tipp: Achten Sie darauf, dass die Software Bestandsaufnahme und Darstellung der Ist-Zahlen abdeckt und auch Veränderungen der Kennzahlen bei verschiedenen Maßnahmen prognostiziert.

Passendes Tool ermöglicht detaillierte Planung

Um Absatz- und Umsatzwerte exakt und bis ins Detail planen zu können – etwa nach Menge, Preis und Jahres- oder Monatswert –, sind Sie gut beraten, die Möglichkeiten eines modernen, maßgeschneiderten und vernetzten Vertriebssystems als Bestandteil Ihrer Unternehmensplanung zu nutzen.

Der Tipp: Ist die Lösung in die Erfolgs- und Finanzplanung verknüpft, erzielen Sie bestmögliche Transparenz, stärken das Vertriebscontrolling und vereinfachen Verwaltungsprozesse.

Alle Infos mit einem Mausklick

Im besten Fall übernimmt das Vertriebssystem Ihre Ist-Daten strukturgleich zur Planung aus dem ERP-/WWS-System und liefert die periodische Abweichungsanalyse für alle Ebenen. So sorgen Sie unter anderem dafür, dass Ihre Vertriebsdaten auch in der Ergebnis-, Bilanz- und Liquiditätsplanung mit einem Mausklick verfügbar sind. Zudem fließen dann sowohl Ihre Simulationen als auch die Plan- und Ist-Daten automatisiert in die Prognose ein.

Fazit: Mühelos innovativ arbeiten

Um die ständig wechselnden Herausforderungen des Vertriebs zu meistern, ist es oftmals nötig, neue, innovative Vertriebswege zu erkunden. Die Vertriebsstruktur lässt sich dabei mit einer leistungsstarken Lösung ohne viel Aufwand bedeutend effektiver machen. Deckt ein die Unternehmensplanungssoftware ergänzendes Modul die Aspekte Planung, Abweichungsanalyse, Prognose und Simulation von Auftragsbestand, Auftragseingang, Mengen, Umsatz und Produktion ab, sinken zusätzlich auch Ihre Kosten deutlich.

Weiterer Vorteil: Durch Simulationen und Prognoserechnungen entsteht Bewusstsein für die wirtschaftlichen Auswirkungen verschiedener Preis- und Mengenmaßnahmen – und durch die mit der passenden Software gewonnene Flexibilität lässt sich zusätzlich neues Potenzial erschließen, um Ihr Betriebsergebnis zu steigern.