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Excel für die Unternehmensplanung: Gefahren und Alternativen

28.08.2018 | Blog, Planung

Die Datenflut ist Fluch und Segen zu gleich: Zum einen stellt sie Unternehmen vor die Herausforderung, diese erstmal zu managen, zum anderen liegt in der Nutzung der Datenmengen auch ein gewaltiges Potential. Datenanalysen können mehr Sicherheit bringen beispielsweise für eine verlässlichere Mitarbeitereinsatzplanung. Auch Produktionsfehler können frühzeitiger erkannt werden. Bauchentscheidungen werden passé und durch treffsichere Prognosen ersetzt, gerade auch in Einkauf, Vertrieb und Controlling. Voraussetzung dafür sind effektive Instrumente, um Daten gewinnbringend auszuwerten. Viele Unternehmen haben daür Excel im Einsatz. Problematisch dabei: Einzelne Mitarbeiter kennen sich oft gut mit den selbst angelegten Arbeitsblättern aus. Für andere sind diese jedoch nur schwer bis gar nicht nachvollziehbar. Excel ist zudem anfällig für inkonsistente Daten. Werden diese zur Unternehmenssteuerung herangezogen, kann es zu fatalen Fehlschlüssen führen. Was also tun?

Eine solide Datenbasis schaffen! Datenquellen müssen identifiziert, Daten normiert, zentral zur Verfügung gestellt und intelligent gemanagt werden. Ein Beispiel aus der Praxis zeigt, wie das funktionieren kann:

Die Schabmüller GmbH ist Teil der italienischen ZAPI Gruppe. Das Unternehmen ist schlank organisiert, um sich den schnell wandelnden Geschäftsbedingungen anzupassen und auf aktuelle Anforderungen mit Flexibilität reagieren zu können. Beim Maschinenbauer war keine Planungs- und Controllingsoftware im Einsatz. Stattdessen wurde die GuV-Planung mit selbsterstellten Tools unter Zuhilfenahme von Excel erarbeitet. Damit stieß man jedoch an Grenzen. Um die notwendigen Funktionen zu erfüllen, wäre in Excel ein hoher Programmieraufwand nötig gewesen, um eine fehlerfreies Arbeiten mit diversen Sheets und Dateien zu gewährleisten. Diese notwendigen Anforderungen abzubilden, hätte zu viel Zeit gekostet. Hinzu käme der Aufwand, die immer wieder auftretenden Änderungen interner wie externer Art einzuarbeiten, sei es neue Produktgruppen, neue Konten, verändertes Zahlungsverhalten, Anforderungen der Muttergesellschaft oder Regularien, die das Bilanzrechtmodernisierungsgesetz (BilMoG) und das Bilanzrichtlinie-Umsetzungsgesetz (BilRUG) erfordern.

Schabmüller benötigte ein integriertes und anpassungsfähiges Planungssystem, das Teilpläne wie Vertriebsplan, Personalplan oder Investitionsplan zu einer Gewinn- und Verlustrechnung (GuV), Bilanz- und Liquiditätsplan zusammenführt. Das neue System musste außerdem mit der ERP-Software von SAP harmonieren. Weiteres wichtiges Kriterium für den Maschinenbauer: Die Lösung sollte Simulationen ermöglichen, um die Auswirkungen von Unternehmensentscheidungen oder externen Veränderungen auf alle für Bilanz und Finanzen relevanten Aspekte – über mehrere Jahre hinweg – transparent zu machen. Darüber hinaus sollte die Anwenderfreundlichkeit gegeben sein: Abweichungsanalysen, Forecasts oder Simulationen sollten schnell erstellt werden können, ohne Formeln und Funktionen überprüfen oder nacharbeiten zu müssen.
Hinzu kamen unternehmensspezifischere Anforderungen: Da Schabmüller auf Ebene von Kunden, Geschäftsbereichen und Produktgruppen in Bezug auf Umsatz, Einzelkosten und Deckungsbeiträgen plant und das gesamte Unternehmen seit Jahren auf diese Weise erfolgreich gesteuert wird, sollte zum Paket auch ein Vertriebsmodul gehören. Außerdem sollten das monatliche Reporting der italienischen Muttergesellschaft und das interne Reporting zeitgleich in den ersten Tagen des Folgemonats erstellt werden können.

Heute verfügt das Unternehmen dank innovativer Software über eine abgestimmte, integrierte Unternehmensplanung, die alle notwendigen Teilpläne beinhaltet. Insbesondere die größere Transparenz in den Vertriebszahlen und im Personalbereich mache sich bemerkbar. Abweichungen werden schnell erkannt und es kann gegengesteuert werden. Der Einfluss von Entwicklungen außerhalb des Unternehmens wie zum Beispiel Rohstoffpreisentwicklungen oder Entscheidungen der Geschäftsführung, etwa über Investitionen, werden über Forecasts oder Simulationen dargestellt. So entsteht Klarheit über deren Auswirkungen auf Liquidität, Erfolg und Vermögensstruktur von Schabmüller.