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Unternehmensplanung, Reporting und Konsolidierung

31.05.2019 | Blog, Konsolidierung, Planung

Die komplette Planung, monatliche Konzern-Reportings und alle Konsolidierungen über eine integrierte Software führen: Immer mehr Unternehmen setzen bei Planung und Budgetierung auf speziell angepasste professionelle Planungssoftware. Ein Praxisbeispiel zeigt, wie durch ein integriertes Businessplansystem veraltete, fehleranfällige Prozesse abgelöst werden und exzellente Unternehmensplanung funktionieren kann.

Die Unternehmensplanung mit Excel-Listen entpuppt sich mehr und mehr als Relikt. Ein zeitgemäßes und effizientes Arbeiten sieht anders aus. Weniger als die Hälfte der für eine Studie befragten Unternehmen nutzen für ihre Planung und Budgetierung noch hauptsächlich die Tabellenkalkulation von Microsoft. Bereits 44 Prozent setzen schon auf spezielle Planungssoftware. Die Entwicklung macht Sinn, denn die Vorteile einer integrierten Software für Planung und Konsolidierung machen sich schnell und effektiv bemerkbar: Sicherheit und Konsistenz steigen in dem selben Maß wie wertvolle Zeit gespart wird.

Verbesserungen auf jeder Ebene

Auch bei der varomexx Beteiligungen GmbH, spezialisiert auf den Erwerb und das Halten von Unternehmen der blechverarbeitenden Industrie, war es Zeit für einen Wandel. Das Beispiel verdeutlicht, wie Unternehmen den komplexen, aufwändigen und unsicheren Einsatz von Excel-Listen der Marke Eigenbau zur Unternehmensplanung hinter sich lassen und Planung sowie Konsolidierungen mit einer integrierten Businessplan-Software gleichermaßen schnell und sicher abwickeln können. Mit den Aspekten Gestaltungsfreiheit und Flexibilität des Standardprogramms waren die Mitarbeiter grundsätzlich zwar zufrieden, dennoch wuchs der Missmut im Unternehmen stetig. Die Entscheidung zugunsten der Einführung neuer, professioneller Software wurde in den Fachabteilungen dringlich erwartet. Unter anderem gab es auch deswegen Probleme mit der alten Lösung, weil das Excel-Programm zur Planung und Konsolidierung der einzelnen Tochterfirmen und Unternehmensbereiche derart komplex geworden war, dass es - abgesehen vom Ersteller - von kaum jemand anderem im Unternehmen noch vollständig zufriedenstellend beherrscht werden konnte.

So hing die gesamte Arbeit und die Verantwortung für eine erfolgreiche Umsetzung im Grunde genommen am Know-how einer einzigen Person, durchaus riskant für den Betrieb, auch wenn es in diesem Fall der Geschäftsführer selbst war. Ein weiteres Ärgernis: Besonders wenn Anpassungen bei Zukäufen, Veräußerungen oder Neuordnung von Unternehmensbereichen notwendig wurden oder auch bei den jährlichen Umstellungen war das komplexe Programm für die viel beschäftigte Führungskraft ein enormer unnötiger Zeitfresser.

Ganze Fehlerketten ausgemerzt

Schnell stand fest, dass nun eine zeitgemäße Lösung gefunden werden musste: Denn schließlich kam das verwendete Programm an die Grenzen seiner Leistungsfähigkeit, obwohl sich mit der Lösung Excel prinzipiell beliebige Strukturen und Reporting-Vorgaben abbilden ließen. Wurden aber beispielsweise unabsichtlich Formeln geändert oder überschrieben, führte das nicht selten zu einer ganzen Kettenreaktion mit katastrophalen Auswirkungen. Besonders da mehrere Anwender mit der Software arbeiteten, schlichen sich zu häufig Fehler ein: Die Arbeitszeit, die für manuelle Anpassungen investiert werden musste, stand schlussendlich in keinem Verhältnis mehr zum einmalig nötigen Aufwand, eine zeitgemäße Lösung einzuführen, die die Grundlage für effizienteres Arbeiten legt und zukünftig komplette Fehlerketten ausschließen kann.

Simpel integriert statt kompliziert verknüpft: Mittlerweile verfügt das Unternehmen durch den Einsatz innovativer Software über eine abgestimmte, integrierte Unternehmensplanung, die alle notwendigen Teilpläne beinhaltet. Der Weg dorthin war ohne Hürden. Ein fester Ansprechpartner beim Entwickler der Software unterstützte das Team ideal bei der Einführung, um möglicher Frustration im Tagesgeschäft direkt vorzubeugen - auch nachdem die üblichen Schulungen für den Umstieg auf das neue Programm bereits abgeschlossen waren. So wurden beispielsweise sogar die ersten Mandanten beispielhaft anlegt und neue Module und Erweiterungen inhouse bei  varomexx genau erklärt. Schritt für Schritt wurden mit diesem Vorgehen immer weitere Funktionen aktiviert – erst das Vertragssystem, später auch das Investitionssystem.

Die Vorteile, die eine passende Lösung bringen sollte:

  • Komplette Planung, monatliche Reportings und alle Konsolidierungen sind in einer Anwendung integriert.
  • Vorgaben für Reportings bleiben unverändert, die Daten aus den einzelnen Bereichen werden zentral eingelesen.
  • Der Aufwand für die monatliche Konsolidierung und auch den Jahresabschluss wird maximal minimiert.
  • Wirtschaftsprüfer muss lediglich testieren: Alle Ergebnisse entsprechen den gesetzlichen Vorgaben.
  • Auch in der Planung wird Arbeiten mit einer Vollkonsolidierung möglich.
  • Support besteht für alle eventuell auftretenden Probleme, systemtechnisch und fachlich kompetent.
  • Die Software verfügt über Erweiterungsfunktionen, etwa zum Vertragsmanagement oder zur Investitionsplanung.
  • Das Planungstool wird durch eine Konsolidierungssoftware ergänzt.

Zusatzanwendungen bieten der varomexx Beteiligungen GmbH bei der von ihr gewählten Lösung darüber hinaus größtmögliche Gestaltungsfreiheit, beispielsweise durch individuelle Reportings beim Erfolgs- und Finanzsystem. Daten lassen sich auf diesem Weg auslesen und in manuell erstellte Excel-Auswertungen übernehmen. Durch die Entscheidung für eine klare, professionelle Lösung ist nun eine Unternehmensplanung auf Höhe der Zeit möglich. Das Unternehmen ist in der Lage, Planung und Konsolidierungen nach einem sicheren hohen Standard sowie weitaus effizienter abzuwickeln als zuvor und kann außerdem bei Bedarf weiterhin die gewohnten Excel-Auswertungen nutzen - auf Grundlage konsistenter Daten.