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Zeitmanagement als Führungskraft

21.10.2019 | Blog, Führung

Eine sorgfältige Planung kostet vor allem am Anfang das, was sie später schaffen soll: freie Zeit. Sicher ist jedoch, dass sich diese Investition auf mehrfacher Ebene für Sie und Ihr Unternehmen auszahlen kann. Mit richtig umgesetztem Zeitmanagement werden Sie Ihre vorhandene Zeit zielführend, entspannter und effizienter einsetzen. Zudem können Sie so den persönlichen Stress senken, indem Sie stets den Überblick zu anstehenden Aufgaben behalten.

Zeit zu Handeln

Eine Langzeitbeobachtung der Harvard Business School offenbart den Handlungsbedarf, denn demnach haben die meisten Führungskräfte ein beklagenswert schlechtes Zeitmanagement. Die Studienautoren haben zwölf Jahre erforscht, wie Führungskräfte mit ihrer Zeit haushalten und stellten fest, dass die Mehrzahl das wertvolle Gut mit oft unnötigen Zeitfressern, wie vermeidbaren Mails und zu ausgiebigen Meetings, geradezu „verprasst“.

To-do-Liste professionalisieren

Für eine effektive Tagesplanung sollten Sie als erstes die Aufgaben auf Ihrer To-do-Liste um einen realistischen Zeitraum ergänzen, der für die Erledigung jeweils gebraucht wird. Außerdem kann es unterstützend wirken, alle Aufgaben eines Tages in der Reihenfolge ihrer Priorität zu listen; ausreichende Pufferzeiten für nicht vorhersehbare Aufgaben dürfen dabei nicht fehlen.

Arbeitsleistung optimieren

Ein vernünftiges Zeitmanagement berücksichtigt auch die verschiedenen Phasen der eigenen Produktivität im Tagesverlauf und terminiert anstrengende Aktivitäten entsprechend. Um Ihre persönliche Agenda so effizient wie möglich im Voraus zu planen, gilt es, einige grundsätzliche Aspekte zu beachten:

  • Aktualisieren Sie Ihre To-do-Liste täglich nach der jeweils anstehenden Dringlichkeit.
  • Priorisieren und delegieren: Arbeiten Sie als erstes die wichtigen Aufgaben ab und lehnen solche ab, die in einen anderen Zuständigkeitsbereich fallen.
  • Beim Zeitbudget konsequent bleiben: Setzen Sie sich eine verbindlich einzuhaltende Deadline, bis zu der die jeweilige Aufgabe erledigt sein muss.
  • Mutig sein: Gibt es Initiativen und Projekte, die sich als verzichtbar offenbaren, dann streichen Sie diese von der Tagesordnung.

Neue Besen kehren gut

Trauen Sie sich gewohnte Arbeitsweisen zu hinterfragen. Zeitplanung bedeutet auch, manche Aufgaben abzugeben und in jedem Fall die Faktoren auszumerzen, die den eigenen Arbeitsfluss stören. Schon einfache Kniffe können dafür sorgen, dass Ihr Arbeitspensum optimiert wird. So kann es die Produktivität beispielsweise ungemein steigern, für eine gewisse Zeit gar nicht erreichbar zu sein. Legen Sie also bewusst längere Pausen ein, um dadurch wieder zu einem Höchstmaß leistungsfähig sein zu können.

Prozesse neu gestalten

Eine zielführende Zeitplanung beginnt jeden Tag aufs Neue. Sie sollten im Alltag fixe Zeiträume für die Planung und Vorbereitung der eigentlichen Arbeit reservieren. Auch das Umfeld einer Führungskraft ist betroffen, wenn Zeitmanagement richtig umgesetzt wird. Stellen Sie sich etwa die Frage, ob Sie wirklich über jeden Arbeitsschritt in einem laufenden Prozess informiert sein müssen; klären Sie besser Prioritäten für Mails, die Sie in Kopie erhalten möchten.

Rituale schaffen

Sport, Ernährung, Tagesbeginn und -ende: Wenn Sie Ihre Tage durchstrukturieren, werden Sie Angewohnheiten, die wie Rituale zu festgelegten Zeitpunkten eingeplant sind, produktiver und erfolgreicher machen. Dabei gilt es natürlich immer auf eine ausgewogene Balance zwischen Routinen und Flexibilität zu achten.

Zeit fürs Wesentliche

Generell gilt: Bleiben Sie fokussiert. Deshalb sollten Sie für bestimme Aufgaben Zeit im Kalender blocken und beispielsweise E-Mails nur zu vorher definierten Zeiten bearbeiten. Auch für Rückfragen Ihrer Kollegen können Sie einen bestimmten Zeitraum festlegen, damit Sie ungestört und konzentriert arbeiten können.

Erprobte Techniken nutzen

Um eine Richtschnur für den Tag zu bekommen, bietet sich Ihnen eine Reihe erprobter Techniken, von der Eisenhower-Matrix, die Aufgaben nach Wichtigkeit ordnet, über definierte Offline-Zeiten bis zum Einsatz spezieller To-do-Apps. Prinzipiell sollte jede Aufgabe vor der Umsetzung dahingehend überprüft werden, ob sie zum Erreichen des Ziels wirklich beiträgt.

Egal für welche Methode Sie sich entscheiden, in allen Fällen sind Sie gut beraten, Ihre To-do-Liste, den Zeitplan, ganz altmodisch aufzuschreiben. So haben Sie immer den Überblick und steigern zudem die Motivation, wenn Sie eine Aktivität gestrichen haben und das Ergebnis konkret vor sich sehen.

Benefits der Zeitplanung

Werden Sie zum Herr über Ihren Tag, indem Sie jede Stunde fokussiert und konzentriert nutzen. Zeitmanagement eröffnet Ihnen neue Möglichkeiten, kreatives Potential zu heben, lässt Sie systematisch die nötigen Schritte abarbeiten, die zum Erreichen eines Ziels nötig sind. Und sorgt für eine ausgewogene Work-Life-Balance inklusive gesteigertem Wohlbefinden.