Abweichungsanalysen: Software fürs Controlling

Behalten Sie mit BPS-ONE®  alles im Blick

Die Abweichungsanalysen sind eines der bedeutendsten und wirkungsvollsten Instrumente der Unternehmensplanung und des Controllings. Sie verraten, ob geplante Ziele erreicht wurden, ob Probleme aufgetaucht sind und geben Hinweise für zukünftige Planprozesse. In der Regel werden Abweichungsanalysen mithilfe einer optimal darauf abgestimmten Software wie BPS-ONE®  durchgeführt, in der eine Vielzahl von unterschiedlichen Zahlen, Kennziffern und Prozentwerten zusammengetragen werden. Damit verfügen die Bearbeiter im Controlling sowie die Unternehmensführung über ein wertvolles Werkzeug für das weitere Vorgehen.

Was sind und warum machen wir Abweichungsanalysen?

Als eine der wichtigsten Phasen im Controllingprozess und der Unternehmensplanung zeigen Abweichungsanalysen auf, ob es Unterschiede zwischen Planwerten und tatsächlichen Ergebnissen gibt (Soll-Ist-Abgleich). Gleichzeitig wird analysiert, woher eventuelle Abweichungen rühren. Die Erkenntnisse aus den Analysen dienen als Grundlage für künftige Planungsprozesse, um weitere Planabweichungen zu reduzieren. Darüber hinaus verraten Abweichungsanalysen eventuelle Defizite in der Wirtschaftlichkeit des Betriebes. Sollten bei der Überprüfung der einzelnen Abteilungen negative Abweichungen wie Zielunterschreitungen auffallen, kann das Management direkt Gegenmaßnahmen planen. Wichtig: Um Abweichungsanalysen sinnvoll durchführen zu können, benötigen Sie klar definierte und quantitativ darstellbare Bezugsgrößen. Dazu zählen beispielsweise Mengen und Kosten. Mit der richtigen Abweichungsanalysesoftware stellen Sie diese Zahlen übersichtlich dar, werten sie aus und filtern sie nach Bedarf.

Abweichungsanalysen mit BPS-ONE®

Abweichungsanalysen können so einfach sein – mit der richtigen Software von DENZHORN! Nach dem Einspielen der monatlichen Buchhaltungs-, Vertriebs- oder Personalzahlen sind sofort ampelgesteuerte Abweichungsanalysen vorhanden. Dank BPS-ONE®  kontrollieren Sie monatlich Ihre Zielerreichung bis auf Kontenebene. Sie erkennen sofort, an welcher Stelle von dem geplanten Kurs abgewichen wurde. Ursachen gehen Sie gezielt auf den Grund, sodass Sie geeignete Maßnahmen zur Verbesserung planen und einleiten können. Sie haben die volle Transparenz und Kontrolle über Ihr Unternehmen.

 

  • Schnittstellen-Assistent zu FiBu, KoRe und Warenwirtschaft
  • Direktzugriff über ODBC zum Datenimport sowie zum Drill-Down für die Anzeige der Buchungen
  • Plausibilitätsprüfungen zur Datenintegrität
  • flexibles Reporting mit über 450 Standardberichten
  • umfangreiches Ampelsystem zur Schnellanalyse

 

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Vorteile von Abweichungsanalysen mit BPS-ONE® 

Die relevanten und bereits geplanten Teile des Unternehmens (Erträge, Kosten, Simulationsrechnungen, Kostenstellen oder Ablaufprozesse) können Sie mit BPS-ONE®  problemlos auf ihre Wirtschaftlichkeit hin überprüfen. Bei negativer Abweichung, das heißt Nichterreichen des Planziels, bildet die Abweichungsanalyse die Grundlage für die Einleitung von Gegensteuerungsmaßnahmen.

Nutzen Sie unsere Software, um sich schnell und einfach einen umfangreichen und aktuellen Überblick über den Soll-Ist-Zustand Ihres Unternehmens zu verschaffen. Wir haben besonderes Augenmerk auf eine ansprechende visuelle Darstellung sämtlicher Daten gelegt. So müssen Sie keine komplizierten und unübersichtlichen Listen auswerten sowie umständliche Berechnungen anstellen, bevor Sie die aktuelle Lage zielgerichtet erfassen können. Die grafische Visualisierung verdeutlicht Abweichungen auf nur einen Blick.

Mit BPS-ONE®  behalten Sie stets die Übersicht!

Ziele der Abweichungsanalysen: Ursachen auf der Spur

Eines der Hauptziele der Abweichungsanalysen ist die Ursachensuche. Eine detaillierte Auswertung zeigt kausale Zusammenhänge innerhalb von betrieblichen Abläufen sowie zwischen Betrieb und Umwelt auf. Auf diese Art liefert sie ein wichtiges Gesamtbild von Unternehmen und Markt, gibt bedeutende Hinweise für zukünftige Planungen und weist sowohl auf Defizite als auch auf Chancen hin.

Damit das möglich ist, müssen alle relevanten Daten zeitnah und regelmäßig gepflegt sowie überprüft werden. Das ist mit großem Aufwand verbunden, erweist sich aber auch von einem noch größeren Nutzen – und ist mit einer leicht zu bedienenden und übersichtlichen Abweichungsanalysesoftware wie BPS-ONE®  ein Kinderspiel. Holen Sie Ihre Datenpflege in die Zukunft und setzen Sie auf moderne und benutzerfreundliche Anwendungen.

Für die eigentliche Analyse werden die bedeutendsten Kosten- und Ertragspositionen im Zusammenhang mit den verschiedenen Abteilungen weitreichend beleuchtet. Es gilt zu ergründen, wie gegebene Abweichungen von der ursprünglichen Planung zustande gekommen sind. Dafür werden sie beispielsweise nach folgenden Kriterien bewertet:

  • absolute Größe der Abweichung
  • relative Größe der Abweichung
  • zeitliche Entwicklung der Abweichung (gestiegen, gefallen, gleich geblieben)
  • Häufigkeit der Abweichung (dauerhaft, einmalig)

Daraus ergibt sich – in vielen kleinen und mittleren Unternehmen häufig erstmals – ein detailliertes Bild der einflussreichsten Zusammenhänge. Sie erkennen Entwicklungen, aus denen Sie Schlussfolgerungen für die Ursachen sowie das weitere Vorgehen ziehen.

So kann ein solch tiefgreifender Blick beispielsweise offenbaren, an welcher Stelle die Maschinenkosten zu hoch ausfallen oder wie sich die Kosten für Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffe in letzter Zeit real entwickelt haben. Manchmal ergibt sich ein zu hoher Materialverbrauch in Stück oder Maschinenstunden. In anderen Fällen sind die Einkaufspreise der Materialien einfach so ungemein gestiegen, dass die Ursache für die Abweichungen beim Gewinn vielleicht in falschen (weil zu niedrigen) Verkaufspreisen liegt.

In jedem Fall bieten Abweichungsanalysen ein solides Fundament für die Entscheidungsfindung und sind aus dem heutigen Management nicht mehr wegzudenken.

Mögliche Gründe für Abweichungen

Ursachen, die Abweichungen zwischen Soll- und Ist-Zustand hervorrufen, werden in interne und externe unterschieden. Sie können zufällig, systembedingt und/oder wiederholt auftreten.

Einige Beispiele:

Externe Ursachen

  • der Markt: Preisschwankungen, die durch die Konjunktur und die Saison bedingt sind
  • die Lieferanten: Qualitätsmängel und Lieferausfälle
  • die Kunden: Meinungsänderung und Sonderwünsche

 

Interne Ursachen

  • Ziele zu hoch gesteckt
  • Fehler in der Planung
  • mangelhafte Kommunikation und Organisation
  • fehlendes Fachwissen, Qualifikation oder Motivation bei Mitarbeitern
  • technische Ausstattung nicht ausreichend

Die wichtigsten Kennzahlen, um Abweichungen zu analysieren

Abweichungsanalysen stützen sich stark auf Finanzkennzahlen. Dazu zählen zum Beispiel:

  • Kennzahlen aus Gewinn und Rendite, darunter EBIT, Materialintensität, Personalintensität, Umsatzrendite
  • CVA und EVA

Aber auch Markt- und Umsatzanalysen bilden eine wichtige Grundlage, um zu ergründen, woher Abweichungen stammen und wie sie in Zukunft umgangen werden können. Unternehmensführung und Controlling sollten stets vergangene, gegenwärtige und zukünftige Entwicklungen im Auge behalten.

Reportings erstellen mit der Unternehmensplanung Software

DENZHORN beschäftigt sich seit mehr als 25 Jahren damit, Software für Unternehmensplanung zu implementieren, die Ihnen die Unternehmensführung über zielgerichtete Abweichungsanalysen vereinfacht. Renditen können nur gesteigert werden, wenn Sie permanent den Überblick über die Umsätze und die Kosten haben. Ebenso ist die laufende Kontrolle des Working Capital von großer Bedeutung, um die Finanzierungskosten niedrig zu halten.

Vertrauen Sie auf unsere Abweichungsanalysesoftware BPS-ONE® , die Ihnen zur vollen Kontrolle und Übersicht über die laufenden Prozesse in Ihrem Unternehmen verhilft – dank grafisch anspruchsvoll gestalteter Oberfläche gehören umständliche Tabellen der Vergangenheit an. Schnittstellen zu weiterer relevanter Unternehmenssoftware machen das Zusammenführen von Daten umso einfacher.

Sie möchten mehr über Abweichungsanalysen oder unseren Produkten erfahren? Kontaktieren Sie uns – wir beraten Sie gern.

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